热敏纸是不适合的用于永久或长期值的记录。为了避免这样的记录数据的损失，热敏纸文件副本须于永久性或存档的复印纸进行。这些影印本应保留的归档副本。之后复印件已检查其完整性和可读性，热敏纸副本可能被破坏作为一个正常的行政惯例。

　　如果由于某种原因，原来的热敏纸需要保留，副本应作为后备，以防原来变得难以辨认。该文件应被存储在环境条件下，即不超过20℃，或50％的相对湿度。温度和湿度的极端会使图像的迅速恶化。避免长时间暴露于光，因为这也可以加快图像的恶化。为了避免影响相邻存储的其他文件拷贝热的可能发生的危险，热副本应分别提交的其他文件记录。